Dans nos sociétés modernes, nous courrons tous après le temps, mais au fait, comment faire pour mieux gérer cette ressource si précieuse ?
Planifier votre journée
La première idée pour mieux gérer son temps est de planifier votre journée.
Hum, là, vous vous dites sûrement que c’est pas très utile comme conseil, car c’est probablement un des conseils les plus répandus pour apprendre à mieux gérer son temps. Et puis que vous avez déjà essayé, mais que ça n’a pas fonctionné.
OK … OK … je ne vais pas trop m’attarder dessus alors.
Mais quand même, avoir une idée de ce qu’on doit faire dans la journée peut aider.
Alors demandez-vous au début de votre journée :
« Qu’est-ce que je souhaite accomplir aujourd’hui ? »
Arrêter de vouloir tout contrôler
Parfois, lorsqu’on essaie de gérer son temps, on essaie de trop bien faire, et on perd son temps en sur-planification, et dans de trop nombreuses « todo-lists ». Si c’est votre cas, alors je vous inviterais plutôt à ne plus chercher à tout contrôler, ni à tout planifier.
Notez ce que vous avez à faire (à un seul endroit)
Pour arrêter de tout planifier, il est important d’avoir l’esprit clair, et pas encombré. L’idée de faire des « todo-lists » reste donc intéressante. Mais, seulement, prenez l’habitude de tout noter au même endroit, sinon vous allez passer votre temps à trier vos « todo-lists ».
Faites le tri dans vos projets
Un autre aspect qui m’a beaucoup aidé dans la (non) gestion de mon temps, a été de faire la liste de mes projets en cours et à venir.
Par projet, j’entends un ensemble d’actions à faire dans un ordre donné.
Ne planifiez que les prochaines actions de vos projets dans vos todo-lists
Pour chacun de vos projets en cours, prenez l’habitude de ne noter que la prochaine action à faire.
Par exemple, si votre projet est : « ranger le garage », demandez-vous qu’est-ce qui vous empêche de terminer ce projet maintenant ?
- Peut-être devez-vous aller acheter des sacs poubelles.
- Peut-être devez-vous vous renseigner sur l’heure d’ouverture de la décharge.
Si vous n’avez pas de sac poubelle (et que vous en avez besoin pour ranger votre garage), votre prochaine action ne peut pas être « aller à la décharge », mais doit être « aller acheter des sacs poubelles ».
Il s’agit donc bien ici de planifier les prochaines actions, mais pas toutes les actions futures.
Au fil du temps, les actions futures deviendront vos prochaines actions.
Travaillez sur vos tâches les plus urgentes et les plus importantes en premier
Commencez toujours par les tâches les plus urgentes et les plus importantes dans la liste de vos prochaines actions.
Si vous ne savez pas bien comment prioriser vos tâches. Classez-les par urgence, et par importance dans un tableau comme celui-ci :
|
Importance élevée ↑
A faire en second
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A faire en premier |
| Urgence faible←
Ne pas faire
↓ Importance faible |
→Urgence forte
Ne pas faire (=interruptions)
|
N’oubliez pas votre niveau d’énergie
Cependant n’oubliez pas votre niveau d’énergie et le temps que vous avez devant vous lorsque vous devez choisir une activité à réaliser.
Vous n’allez pas commencer une tâche intellectuelle difficile lorsque c’est la fin de la journée, et que vous êtes déjà trop fatigué(e) pour vous concentrer.
Commencez à l’heure et terminez à l’heure – Time boxing
Un autre secret pour bien gérer son temps est de commencer à l’heure avec tous ses rendez-vous, y compris les rendez-vous avec soi-même.
Il est tout autant important de terminer à l’heure ses rendez-vous.
Il s’agit du principe du « time-boxing ».
Essayez de jouer le jeu, et de ne surtout pas dépasser votre créneau alloué.
Il est parfois surprenant de voir qu’on arrive à faire en 2h de « time-boxing », ce qu’on n’a pas réussi à faire en 2 jours sans limites de temps.
NB : Laissez-vous exceptionnellement la possibilité de prendre quelques minutes en plus pour terminer votre tâche en cours.
Mettez de l’espace entre vos activités
Pour pouvoir déborder exceptionnellement de vos activités, prenez l’habitude de laisser suffisamment de temps entre vos activités (entre 15 et 30 minutes minimum).
La majorité du temps, utilisez ces espaces pour vous ressourcer, en faisant une pause de 15 minutes avant votre prochaine activité par exemple.
Notez uniquement vos activités « time-boxées » dans votre agenda
Notez uniquement vos rendez-vous ou vos activités « time-boxées » dans votre agenda.
Ne planifiez pas toutes vos activités dans votre agenda, sinon vous n’aurez plus la souplesse de pouvoir choisir vos activités en fonction de votre niveau d’énergie.
Prenez l’habitude de planifier des créneaux « time-boxés » vides dans lesquels vous choisirez le moment venu quelle activité est la plus urgente à faire, et/ou celle que vous avez le plus envie de faire.
Apprenez à dire non et à prendre votre place
Si vous êtes déjà surchargé(e), apprenez à dire non à votre interlocuteur lorsque ce dernier vous ajoute un nouveau dossier à votre pile de dossiers en cours.
Si votre interlocuteur est votre manager, dites-lui que vous n’avez pas le temps nécessaire pour faire toutes les activités demandées dans le temps imparti.
Puis, demandez-lui de prioriser les tâches indispensables.
Dès qu’il vous semble impossible de réaliser les tâches demandées dans le temps imparti, informez votre manager, et demander lui de prioriser les tâches. Prenez l’habitude d’estimer vous-même les tâches que l’on vous donne à faire.
N’oubliez pas qu’il est toujours de votre responsabilité d’estimer combien de temps vous pensez mettre sur une tâche. Ça n’est pas de la responsabilité de votre manager.
Donc si vous pensez que vous allez mettre 3 jours pour traiter le dossier truc-bidule, et qu’il vous assure que non. Ne négociez pas. Dites-lui que vous planifier 3 jours, et que si vous finissez avant, ça sera tant mieux.
Prenez l’habitude d’informer votre manager dès que vous voyez qu’il vous faudra plus de temps que ce que vous aviez prévu au départ.
Rappelez-vous que vous êtes humain, et qu’un être humain normal n’est pas capable de prévenir l’avenir, et qu’une estimation reste une estimation, car on peut toujours se tromper.
N’oubliez pas non plus que c’est tout à fait ok de se tromper.
Apprenez à déléguer et à demander de l’aide
Si vous êtes débordé(e), apprenez à déléguer et/ou à demander de l’aide.
Après tout, on est rarement seul dans un projet.
Et si vous êtes votre propre patron(ne), et que vous travaillez seul(e), demandez-vous quelles sont les personnes qui pourraient vous aider. Je suis certain qu’il y en a.
Si vous n’en trouvez pas, alors il temps de vous construire un meilleur réseau de soutien.
Apprenez à renoncer
Je me souviens d’un homme rencontré lors d’un atelier de développement personnel qui était débordé dans ses activités le weekend.
Je ne sais pas s’il était aussi débordé dans son travail, mais sûrement.
Il avait une peur du vide, et il préférait combler chaque instant avec des choses à faire. Il avait tellement de choses à faire qu’il pensait souvent à la prochaine chose à faire alors qu’il était en train de faire quelque chose d’autre. Il n’était donc jamais vraiment présent à ce qu’il faisait.
Si c’est votre cas, il peut être intéressant d’apprendre à renoncer à certaines activités. Ça sera probablement difficile ou douloureux, et pour y arriver il est important d’apprendre à mieux gérer ses émotions.
Apprenez à ralentir
Pour être plus présent dans ce que l’on fait, il peut être intéressant d’apprendre à ralentir.
Cela permet d’être plus concentré, et d’être moins agité ou tourmenté par ses pensées.
Il est impressionnant de voir comment le stress peut être une source de perte de temps important.
Apprendre à gérer votre énergie
Et si le problème n’était pas tant de savoir mieux gérer votre temps, mais plutôt de savoir comment mieux gérer votre énergie ?
C’est la question que pose Tony Schwartz dans son livre « The power of full engagment / Le pouvoir de l’engagement total ».
Ça sera l’occasion d’un autre article à venir sur « comment mieux gérer son énergie ? ».
Prenez un coach
J’espère que, grâce à cet article, vous avez trouvé certaines pistes intéressantes pour apprendre à mieux gérer votre temps.
Cependant, je souhaite attirer votre attention sur le fait qu’il ne suffit pas de savoir ce qu’il faudrait faire pour changer de façon durable.
En effet, pour changer, il faut créer de nouveaux comportements.
Et pour créer de nouveaux comportements, il est utile, voir indispensable, de travailler sur nos propres croyances limitantes afin de les dépasser.
Changer seul(e) n’est pas facile, car on ne voit pas ses propres croyances limitantes.
C’est pourquoi, il plus facile de changer en se faisant accompagner par un coach.
Je serai heureux de pouvoir vous accompagner vers une meilleure gestion de votre temps.
A travers un programme de coaching intégral®, vous serez plus à même de découvrir et de dépasser les croyances limitantes de votre façon d’être actuelle, tout en construisant les muscles (=nouveaux comportements) de votre nouvelle façon d’être.
Si ça vous intéresse, n’hésitez pas à travailler avec moi pour suivre un programme de coaching intégral®.
Auteur : Kévin Solinski – Date : 24 août 2017